Инструкции по 1С:УНФ

Инструкция по УНФ. Начисление зарплаты сотрудникам и ее учет в затратах. Распределение суммы затрат на ЗП на себестоимость продукции по прямым затратам.

Начальные настройки, прием сотрудника на работу, настройка начислений

Рассмотрим процесс начисления заработной платы и ее учета в затратах на примере демо-базы конфигурации «1С:Управление нашей фирмой» ред. 1.6.14.86.

Чтобы в программе была возможность начислять заработную плату сотрудникам, необходимо включить следующую функциональную опцию в настройках ведения учета:

Вложенные функциональные опции по ведению штатного расписания, возможности совместительства и начисления НДФЛ и взносов необходимо включить при соответствующей необходимости.

При включенной функциональной опции «Управление персоналом, начисление зарплаты», в меню разделов программы появится раздел «Зарплата».

Откроем список сотрудников:

Справочник предназначен для хранения информации о сотрудниках организации.

Особенностью учета персонала является тот факт, что один и тот же человек (иначе физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, некое физическое лицо может поработать в организации и уволиться, а затем по прошествии некоторого времени снова быть принятым на работу. В этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. Таким образом, в рамках учета персонала мы сталкиваемся с двумя классами тесно связанных объектов учета: сотрудниками и физическими лицами.

Создадим карточку нового сотрудника:

Если галочка «Создать автоматически» установлена, то к созданной карточке сотрудника будет автоматически создана карточка физического лица.

При нажатии на кнопку «Прием на работу» программа предложит заполнить форму для создания соответствующего документа.

На следующей странице формы необходимо заполнить все виды начислений по сотруднику и указать по какому счету учета затрат будут учитываться эти начисления, например:

После нажатия на кнопку «Готово» программа создала документ «Прием на работу» по сотруднику:

Допустим, счет учета затрат «25.03 Зарплата ИТР» был признан организацией счетом для отражения общепроизводственных затрат и должен распределяться на себестоимость выпущенной в производстве продукции пропорционально прямым затратам. Поэтому в карточке счета необходимо сделать следующие настройки:

Распределение затрат, учитываемых на счете «25.03. Зарплата ИТР» произойдет при операции «Закрытие месяца» на себестоимость выпущенной продукции, причем будет учитываться распределение этих затрат по стоимости материальных затрат, списанных на эту выпущенную продукцию. Таким образом, на более дорогую по стоимости продукцию будет отнесена большая часть распределяемых косвенных затрат по зарплате.

Важное замечание: если на конец месяца в производстве (на производственном подразделении) останется некая часть материальных затрат (есть остаток по счету 20.01), то распределение косвенных затрат, распределяемых по прямым затратам, произойдет не полностью (будет остаток по 25.03 на конец месяца пропорциональный остатку на счете 20.01). Этот остаток будет распределен следующих месяцах.

Материальные затраты (счет 20.01 управленческого плана счетов в демо-версии программы УНФ) – это счет учета затрат номенклатурных позиций, которые являются материалами. При перемещении материала со склада в подразделение (производственное подразделение), количество и себестоимость этого материала будет числиться на счете учета затрат (20.01), пока не будет проведен документ Производство, который спишет эти материалы.

Кроме того, сотруднику Иванов И.И. по количеству выпуска продукции по подразделению назначается премия, равная 5 руб., за каждую единицу выпущенной продукции. Данная заработная плата не является общепроизводственными затратами, а сразу относится на финансовый результат. Тогда в документе «Прием на работу» это начисление необходимо отразить следующим образом:

Счет затрат 90.08.1:

Вид начисления "Премия за выпуск" - это введенный вручную вид начисления, его нет в демо-базе. Программа УНФ позволяет вводить формулы расчета начислений по существующим параметрам расчета, а также определять свои параметры расчета, пользуясь внутренним языком запросов 1С:

Формулу расчета зададим, как произведение Тарифной ставки (заданной для конкретного сотрудника в его документе «Прием на работу») и особого параметра ВыпущеноПродукции, который создадим отдельно:

В поле Источник выберем обороты по регистру «Выпуск продукции»:

После этого выбора все данные и показатели заполняются автоматически:

Таким образом, формула расчета начисления «Премия за выпуск» определяется следующим образом:

Заполнение табеля отработанного времени и начисление заработной платы

Затраты в программе УНФ учитываются по подразделениям. Поэтому важно правильно указывать подразделение при проведении документов возникновения затрат, т.к. при распределении всегда учитывается подразделение, а в нашем случае всегда учитывается подразделение выпуска продукции (подразделение документа Производство, в котором произойдет списание на выпуск материальных затрат).

Заполним Табель по сотрудникам подразделения Производство (цех).

Укажем период, организацию и подразделение и нажмем на кнопку «Заполнить»:

Документ будет заполнен строками по отработанному по умолчанию времени всеми сотрудниками, трудоустроенными по подразделению:

Если необходимо, то можно откорректировать количество отработанных дней по сотруднику.

Теперь создадим документ «Начисление зарплаты» по подразделению «Производство (цех)»:

Заполним период начисления, организацию, подразделение и нажмем на кнопку «Заполнить и рассчитать»:

Документ будет заполнен строками по всем начислениям по всем сотрудникам, трудоустроенным в выбранном подразделении:

Окладная часть заработной платы по сотруднику Иванов Иван Иванович начислена полностью потому, что сотрудник полностью отработал все рабочие дни в месяце. А премия за выпуск продукции была посчитана следующим образом: был определен общий выпуск продукции по производственному подразделению "Производство (цех)" в штуках и полученное количество умножено на 5.

Проверим количество выпущенной продукции по подразделению «Производство (цех)»:

Соответственно, премия за выпуск должна составить 210*5=1050 руб.

Проведем документ «Начисление зарплаты».

Закрытие месяца и распределение затрат

Запустим процедуру закрытия месяца Апрель 2018:

Общепроизводственные затраты были отнесены на себестоимость продукции подразделения "Производство (цех)" и их общая сумма равна 25 000 = 10 869,57+14 130,43.

Причем эти расходы распределены пропорционально прямым затратам, а именно:

На изготовление Фасада с пластиковой кромкой цвета «Вишня» пошло 15 000 руб. прямых затрат, а на фасад с пластиковой кромкой салатового цвета пошло 19 500 руб. прямых затрат

Соответственно, доля распределения на первую продукцию составляет 15 000 / (15 000 + 19500) = 0,4348, а доля распределения на вторую продукцию = 19500 / (15 000 + 19500) = 0,5652.

Значит, на первую продукцию должно быть отнесено затрат по ЗП на сумму 25 000 * 0,4348 = 10 869,57, остальная сумма должна быть отнесена на вторую продукцию (14 130,43).

Сумма затрат на заработную плату по счету 25.03 была распределена полностью в апреле 2018, т.к. на подразделении Производство (цех) на конец этого месяца не осталось материальных затрат (по счету 20.01), т.е. все материалы были списаны в производство.

Сумма той заработной платы, которая должна повлиять на общий финансовый результат, а именно, премии за выпуск, видна в отчетах "Доходы и расходы" и «Прибыли и убытки»:

В 1С УНФ зарплата учитывается управленческая, поэтому в ней можно настраивать произвольные виды начислений и финансовой мотивации для сотрудников. Рассмотрим последовательность действий, при расчёте зарплаты лицу, находящемуся на повременной системе оплаты труда.

Настройка

Вся работа по расчётам, начислениям оплат и выдаче денег происходит в закладках раздела «Зарплата».

Если вы приобрели программу, и не увидели в ней раздела «Зарплата», не нужно пугаться. В новых конфигурациях он скрыт настройками. Для того, чтобы он появился, открываем в левом меню любую вкладку, и в настройках нажимаем на кнопку «Еще больше возможностей».

В появившемся окне выбираем графу «Зарплата» и по ней обязательно устанавливаем верхнюю галочку. Это откроет возможность в 1С УНФ начислять зарплату и вести учет персонала. Также, при необходимости, можно проставить и три другие отметки.

Штатное расписание

Для того, чтобы начислять денежное вознаграждение сотруднику, работающему на определенной должности, нам необходимо ее создать. Делается это в документе штатного расписания (Зарплата/Кадровый учет/Штатное расписание).

В левой части открывшейся формы выбираем подразделение, к которому будет относиться данная должность. В правой части нажимаем функциональную клавишу «Создать». В появившемся окне видим, что программа уже заполнила подразделение, дату и количество ставок.

Начинаем печатать название должности в соответствующей графе, и в открывшемся поле нажимаем на крестик (создание нового). В этой форме прописываем полное наименование, записываем и закрываем.

Чтобы установить тариф, выбираем вид денежных операций, из двух представленных в программе: начисления, либо удержания.

• Оплата по дням;
• Оплата по часам;
• Оплата по заданиям;
• Премия;
• Процент от продаж по ответственному;
• Сдельная оплата (% от суммы)
• Сдельная оплата (тариф);
• Сдельная оплата (фиксированная сумма).

Для сотрудника, работающего на повремённой системе оплаты труда, выделяем первый, или второй вариант и в верхней части формы нажимаем кнопку «Выбрать».

Вводим вручную установленную сумму в графы «от» и «до», в пределах которой специалист будет получать зарплату, в рамках данной системы расчетов. Корректируем количество ставок, если их больше указанного минимума. Нажимаем функциональную клавишу «Записать и закрыть».

Мы создали новую должность, теперь нам надо трудоустроить на неё соответствующего специалиста.

Прием на работу

Прежде чем принять человека на работу, нам необходимо завести его личную карточку в журнале сотрудников (Зарплата/Кадровый учет/Сотрудники).

Создаем новый документ. Обязательно указываем ФИО нового лица. Заполняем остальные графы. Вносим информацию из паспорта, контактные данные. При начислении зарплаты в УНФ, в карточке сотрудника берутся только фамилия имя отчество, остальные данные не влияют на процесс расчета и выдачи денежных средств. Но все же, чем больше данных о человеке введено в базу, тем проще вести учет и аналитику по разным параметрам. Записываем и закрываем документ.

Теперь нам нужно отметить, по какой системе будут формироваться начисления для данного лица. Открываем его карточку в журнале сотрудников и нажимаем раздел «Работа». Выбираем пункт Работа: не трудоустроен и меняем на «Принять на работу».

В открывшейся форме заполняем все графы, используя варианты из выпадающих списков:

• Дата приема – указываем дату, с которой принимаем человека на работу;
• Организация – проставляется автоматически. Иногда в программе ведется учет данных нескольких компаний. В этом случае указываем нужную организацию;
• Подразделение – выбираем отдел;
• Должность – отмечаем название должности;
• График работы – подбираем условия работы сотрудника (пятидневка/сменный график);
• Занимает ставок – вводим количество ставок и обязательно ставим галочку «Добавить ставки автоматически».

Нажимаем кнопку «Далее», и заполняем открывшийся табличный документ. Вносим информацию по выбранной системе начислений. Вручную печатаем минимальную сумму установленной заработной платы, которую обозначили в штатном расписании. Выбираем счет затрат, указывая один из вариантов раскрывающегося списка. Внизу справа нажимаем «Готово».

Данные о приеме на работу отразились в документе. Записываем и закрываем карточку сотрудника.

В журнале сотрудников, не открывая документ, можно посмотреть на какую должность, с какого числа принят интересующий нас работник и какая зарплата в 1С УНФ ему будет начисляться.

ВАЖНО избежать задвоение пользователей 1С и сотрудников. Если новый сотрудник будет работать в программе, то администратор заводит его в справочнике пользователей. При этом карточка автоматически создастся в журнале сотрудников тоже. Поэтому, во избежание дублирования позиции, в журнале «Сотрудники» заводим работников не использующих 1С, а пользователей - не заводим. Задвоение сотрудника в журналах ведет за собой путаницу при составлении документов и получении отчетностей по лицу.

Начисление зарплаты

Для хранения информации о рабочем времени сотрудников используются табели (Зарплата/Зарплата/Табели).

В последний день месяца формируем новый табель. Нажимаем кнопку «Создать».

Программа автоматически проставляет организацию и отчетный период. Выбираем подразделение, по которому будет производиться начисление зарплаты УНФ и нажимаем кнопку «Записать», тем самым сохраняя новый табель.

Теперь нажимаем кнопку «Заполнить». Автоматически заполняется табличная часть по шаблону, в соответствии с рабочим календарем. По умолчанию для всех сотрудников отдела выставляется отметка о явке (Я) в рабочие дни.

Корректируем табель, в соответствии с фактическим присутствием каждого сотрудника.

Для того, чтобы заполнить табель необходимо знать условные обозначения использования рабочего времени. Их можно увидеть, нажав на стрелочку, в окошке столбца «Вид». Эти обозначения определены действующим законодательством. 1С УНФ также позволяет создавать новые.

Если кто-то из сотрудников был на больничном, в очередном отпуске, или же отпуске за свой счет, то напротив каждого из дней отсутствия, выставляем отметку Б, ОТ, ОД соответственно и обнуляем часы. Просматриваем табель по каждому дню с первого до последнего числа месяца.

Нажимаем «Провести и закрыть», сохраняя табель в журнале табелей.

Заполнить табель возможно не только в разрезе дней, но и в целом за период. Для этого устанавливаем в верхней части документа переключатель на значение «За период». Программа, в первом столбце табличного документа, покажет общее отработанное время по каждому сотруднику, без детализации по дням.

В проведенном документе нажимаем кнопку с изображением принтера, выбираем из списка «Табель учета рабочего времени». Еще раз сверяем данные в таблице с фактическими. Отправляем на печать, с помощью функциональной клавиши в верхнем левом углу.

На основании отработанного времени, которое мы показали в табеле, делаем начисление зарплаты (Зарплата/Зарплата/Начисление зарплаты) сотрудникам, работающим на повремённой системе. Сдельная зарплата в УНФ рассчитывается на основании заказ-нарядов, сдельных нарядов и заказов на работу.

Открываем журнал начислений зарплаты и создаем новый документ.

Выбираем период и подразделение. Нажимаем «Заполнить и рассчитать». Для каждого сотрудника автоматически заполняется таблица с количеством отработанных дней и часов, а так же рассчитывается сумма к оплате за период. Проводим и закрываем.

Выплата зарплаты

Выплата зарплаты производится на основании платежной ведомости (Зарплата/Зарплата/Платежные ведомости).

В журнале создаем новую платежную ведомость.

Указываем срок, за который будем производить выплату, структурное подразделение и вид операции. В программе существует два варианта – это аванс, либо зарплата. Нажимаем «Заполнить по остаткам». Данные из документа начисления зарплаты подставляются в платежную ведомость. Записываем и распечатываем документ.

Каждый сотрудник, получая деньги, должен расписаться в предназначенной для него графе.

На основании платежной ведомости создаем документ, отражающий расход денежных средств из кассы предприятия (Создать на основании/Расход из кассы), либо с расчётного счета (Создать на основании/Расход со счета).

Проверяем все данные в документе, если необходимо меняем статью расходов в графе «Операции». Проводим и закрываем документ, тем самым фиксируя в 1С УНФ уменьшение средств в кассе или на расчётном счету.

1. Для начала нужно оформить документ приема на работу сотрудника.

Сделать это можно в разделе «Зарплата» - «Документы по кадрам».
Жмем «Создать», выбираем тип документа «Прием на работу»

2. Заполним документ:

В ТЧ «Сотрудники» добавим строку с данными о принимаемом на работу сотруднике (-ках). На примере мы оформляем Маркелову Валентину с 01.01.2013г на должность бухгалтера.
В ТЧ «Начисления и удержания» добавим строки с данными о всех начислениях и удержаниях - в данном случае, для Маркеловой Валентины мы указываем оклад 50.000р. Статья затрат, на которую будут отнесены эти расходы тоже указывается здесь - мы указали статью «Зарплата»

3. Теперь перейдем в пункт «Начисления зарплаты» и создадим документ «Начисление»

4. В созданном документе вначале нужно указать «Период регистрации»

- месяц, за который начисляем зарплату. После этого нажмите кнопку «Заполнить». Автоматически добавится строка с данными по сотруднику. В случае варианта «Оклад по дням» нужно указать количество фактически отработанных дней. В колонке «Значение 1» указано количество рабочих дней в текущем месяце - если сотрудник не пропускал рабочие дни, то эти данные должны совпадать.

5.Выполним расчет зарплаты

6. Посмотрим на результат.

Откройте отчет «Ведомость по расчетам с персоналом», который можно найти в меню «Отчеты по зарплате и персоналу». Мы видим, что сотруднику начислена зарплата.

Вот и все - так в УНФ делается расчет и начисление зарплаты сотрудникам.

Программа 1С: Предприятие 8 Управление небольшой фирмой имеет огромный функционал. Ее возможности в плане ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета – безграничны. Ниже мы рассмотрим порядок учета заработной платы в программе 1С УНФ.

Ведем учет рабочего времени

Данные о каждом вновь поступившем не предприятие сотруднике в обязательном порядке должны вноситься в программу 1С УНФ. Это необходимо для автоматизированного ведения табеля учета рабочего времени, всех проводимых на предприятии кадровых перестановок, а также начисления заработной платы. Все сведения о работающих на предприятии лицах собраны в разделе «Сотрудники», где для каждого из них заведена отдельная карточка на ту должность, которую он занимает. В нее вносятся следующие данные:

· Личная информация;

· Ставка и график работы, согласно штатного расписания;

· Подразделение и т.д.

Программа 1С конфигурация УНФ самостоятельно определяет наличие вакантных должностей на любую календарную дату, а также позволяет оформить увольнение сотрудника, посредством создания дополнительного документа («Увольнение»)

Обязательным к ежемесячному составлению является табель учета рабочего времени. В нем отражаются данные об отработанном сотрудниками предприятия рабочем времени. Автоматизированное его составление тоже обеспечивает программа 1С УНФ 1.6.6. Причем данные об отработанном рабочем времени в нем можно сводить за любой период, будь то неделя, декада или полный месяц.

Табличная часть этого документа заполняется автоматически после клика команды «Заполнить», также автоматически в табель из производственного календаря вносятся рабочие дни и часы.

Ведем учет оплаты труда

Возможности программы 1С Управление небольшой фирмой 1.6 позволяют вести полноценный учет оплаты труда. В списке видов начислений и удержаний присутствуют два предопределенных вида – "Сдельная оплата (% от суммы)" и "Сдельная оплата (тариф)".

Для начисления используются документы «Сдельный наряд» и «Заказ наряд». Размер тарифа, по которому будет начисляться оплата труда сотрудника, выбирается согласно перечня выполняемых им технологических операций. В строке «Размер» можно найти величину процента, используемую, если сдельная оплата труда начисляется согласно процента от выработки.

Для расчета повременной оплаты труда используется документ «Начисление заработной платы», который находится в одноименном разделе. Делается это следующим образом:

1. Автоматически заполняются реквизиты, содержащиеся в «шапке» документа;

2. После клика команды «Заполнить» в табличной части документа появится список сотрудников с указанием их окладов и отработанного в отчетном месяце времени;

Программой 1С УНФ редакция 1.6 предусмотрено также ручное заполнение или корректировка расчета повременной заработной платы. После клика команды «Записать» расходы предприятия на оплату труда будут автоматически разнесены на соответствующие затратные счета.

Расчетные листки для сотрудников, программа 1С Конфигурация 1.6 также формирует автоматически. Распечатать их, а также расчетно-платежную и платежную ведомость по оплате труда можно из раздела «Заработная плата».

Если у вас возникли вопросы, вы можете связаться с нами любым удобным для вас способом.

Компания «Петербургские бизнес решения» будет рада видеть вас в числе своих клиентов!

Конфигурация: 1С:Управление небольшой фирмой

Версия конфигурации: 1.6.6.39

Дата публикации: 11.08.2016

Эта статья является продолжением прошлой статьи, в которой мы разобрали прием на работу сотрудника Прием на работу сотрудника на пятидневку .

Если вы правильно составили документ принятия на работу сотрудника, то Табель учета рабочего времени заполнятся автоматически при нажатии кнопки Заполнить . Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии с графиком рабочего времени сотрудника, в нашем случае с его восьмичасовой пятидневкой. На основании этого табеля и будет произведен расчет(эта система расчета похожа на расчет в программе 1С:Зарплата и управление персоналом). Вы можете корректировать документ:
Я - Продолжительность работы в дневное время

Н - Продолжительность работы в ночное время

РП - Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

К - Служебная командировка

ОТ - Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

НС - Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях

НН -Неявки по невыясненным причинам

ВП - Время простоя по вине работника

Это малый список возможный причин всего существует 37 причин и их обозначения.

Теперь перейдем к начислению заработной платы в программе. Переходим Зарплата - Начисления зарплаты .

Теперь составим платежную ведомость на выплату заработной платы. Переходим Зарплата - Платежные ведомости . Создаем новую ведомость на выплату заработной платы.