Порядок предоставления 6 ндфл. Куда и в какие сроки нужно сдавать

Бухгалтерский учет уже давно компьютеризирован. Кадровый учет, а также учет по подоходному налогу тоже ведется на компьютере с помощью одной из программ серии 1С.

Что это за программа

С 2016 года каждый работодатель, имеющий наемных сотрудников, обязан отчитываться перед государством по НДФЛ. В частности, необходимо подавать сведения о суммах исчисленного и удержанного подоходного налога.

В линейке бухгалтерских программ появилась новая версия программы «Зарплата и управление персоналом», предназначенная именно для точного учета кадров и всего, что с ними связано. В частности, для учета исчисленного и удержанного подоходного налога по физическим лицам.

С помощью 1С ЗУП также можно правильно заполнить отчет по форме 6 НДФЛ, в зависимости от того, когда налог был исчислен, а когда фактически перечислен в бюджет.

Сдавать эту отчетность необходимо 1 раз в квартал. Все значения указываются нарастающим итогом. Почему заполняется автоматически, а не вручную? При правильном внесении сведений в программу, она будет заполнять отчет по подоходному налогу правильно.

Настройка перед работой

Прежде чем начать работать с программой, необходимо проверить все настройки, чтобы учет исчисленного и удержанного налога вёлся правильно. Для этого необходимо провести предварительную подготовку:

Открыть «настройки»;
нажать «параметры учета»;
войти во вкладку «Расчет зарплаты»;
здесь можно увидеть флажок. Именно он определяет, как НДФЛ будет удерживаться. Если значок стоит, то моменты исчисления и удержания будут совпадать. Если же флажок убрать, то будет происходить лишь расчет налога, а удержание будет производиться позже, после фактического получения суммы сотрудником на руки. То есть, тогда, когда будет проведен документ «Зарплата к выплате».

Бухгалтер должен своевременно вносить в программу все сведения о наемном персонале, тогда отчетность по форме 6 НДФЛ в 1С ЗУП будет формироваться автоматически в конце каждого квартала.

В программе 1С ЗУП сделать это можно следующим образом:

Открыть в главном меню вкладку «Отчетность. Справка»;
из выпавшего списка выбрать «1С – Отчетность»;
после выбрать пункт «Создать»;
из выпавшего меню выбрать «6 НДФЛ».

Теперь нужно указать период, за который будет происходить формирование 6 НДФЛ в ЗУП. Если бухгалтер на одном компьютере ведет сразу несколько юридических лиц, то в появившемся окне для заполнения нужно выбрать именно ту организацию, для которой в данном случае, формируется отчетность. Если же фирма одна, то выбирать ничего не нужно. Она будет прописываться в документах по умолчанию.

На заметку! Для того чтобы всегда корректно заполнять отчет, необходимо следить за изменениями в налоговом законодательстве. Это необходимо для соблюдения формы отчета. Если законодательство меняется, и форма документа будет новой, а отчет будет сдан по старой, то предприятие будет привлечено к налоговой ответственности за несвоевременную сдачу налоговой отчетности.

После того, как все необходимые первоначальные данные будут введены, необходимо нажать «Ввод», и система перебросит на страницу заполняемой формы. Нужно ещё раз проверить все первичные данные:

Название фирмы;
период, за который составляется отчёт;
тип отчётности – первичный или корректирующий;
дата подписания;
другая информация.

После проверки всех сведений нужно нажать кнопку «заполнить» и программа, при автоматическом управлении сформирует отчет, взяв все необходимые сведения из налоговых регистров за отчетный период. Если первичные данные были внесены в программу верно, то документ готов к сдаче в ИФНС.

Но, перед тем как сдать, нужно ещё раз проверить правильность заполнения сформированного отчета. Для этого необходимо в ручном режиме сформировать расчетную ведомость. При правильном внесении первичных сведений и своевременном ведении учета, суммы по строкам 020 и 040 отчетности по форме 6 НДФЛ должны совпадать со строками «всего начислено» и «всего удержано» соответственно в расчетной ведомости, сформированной вручную. То есть, сумма строк в отчете должна быть равна сумме строк в ведомости.

Если все числа совпадают, то отчет сформирован правильно и корректно. Но, если совпадений нет, нужно искать ошибку. Процесс этот довольно длительный и тщательный, но без этого не обойтись. Если будет допущена ошибка, это обязательно вскроется при плановой проверке ФНС. Тогда предприятие будет оштрафовано!

На заметку! При поиске ошибок очень удобно пользоваться построчной расшифровкой. Такая функция доступна в 1С ЗУП. Для этого необходимо навести курсор мыши на ту строчку, по которой нужно получить расшифровку. Затем кликнуть 2 раза по левой кнопке мыши или 1 раз по правой кнопке. Выскочит дополнительное меню. Здесь надо выбрать «расшифровать», и детальная информация станет доступна.

Теперь очень удобно проверять расчет по форме 6 НДФЛ с расчетной ведомостью и искать расхождения. При их выявлении необходимо также выяснить, откуда они «тянутся», чтобы исправить и те ошибки, которые могут попасть в другие отчеты.

Особое внимание при формировании и проверке отчета 6 НДФЛ стоит обратить на раздел 2. После проведения каждого документа по выплате зарплаты и иных денежных средств сотрудникам, стоит внимательно отслеживать удержание подоходного налога. Получение выплат, исчисление и удержание налога должны совпадать по срокам, представленным в ст. 223 и ст. 226 НК РФ.

В таблице ниже приведены случаи, когда значения по строкам 040 и 070 могут не совпадать:

Какая выплата производится	Дата, когда средства получаются фактически и когда производится исчисление обязательного подоходного сбора	Дата, когда обязательный платеж может быть удержан
Заработная плата, а также премии, выплачиваемые каждый месяц	Последний день месяца, когда происходит перечисление выплачиваемой зарплаты	День, когда с сотрудником произошел окончательный расчет
По больничному листу	То день, когда наемный сотрудник получает компенсацию за болезнь на руки	Момент фактического получения денег сотрудником на руки
Деньги, выданные под отчет при отъезде сотрудника в командировку	Последний день месяца, когда авансовый отчет был утвержден	Следующий месяц, если работнику выплачивались какие-либо дополнительные денежные средства
Компенсация за отпуск	Момент, когда должна была произведена выплата денег	Момент, когда сотрудник получает средства на руки и ставит свою подпись
Иные начисления. В том числе и отпуска при увольнении	Момент, когда работник получает деньги на руки	Момент, когда сотрудник расписывается за получение денег

Учет больничного листа

Сотрудник организации заболел в июне, больничный лист с 15 по 22 июня. День выплаты заработной платы – 07 июля, согласно Положению.

На заметку! В полях «дата выплаты доходов для НДФЛ» и «дата получения дохода» нужно указать реальную дату, когда была произведена выплата суммы начисленного дохода сотруднику. То есть, 07. 07. Именно от этого зависит заполнение строк 100 и 110 в разделе 2 отчета по форме 6 НДФЛ в 1С ЗУП.

Теперь документ нужно провести и проверить, какие движения произошли в регистре по отчетности «начисление по больничному листу». В регистре отразится факт исчисления налога, а дата получения дохода – 07. 07.

Теперь нужно начислить этому работнику заработную плату за июнь, то есть, за 17 рабочих дней. Отразить начисление заработной платы нужно в документе «начисление заработной платы». После того, как документ будет проведен, во вкладке 6 НДФЛ в ЗУП 6 НДФЛ отразится исчисление налога и дата фактического получения дохода – конец июня.

Правильность исчисления и получения можно проверить во вкладке «НДФЛ расчеты с бюджетом». Он сделал в налоговом регистре 2 «перемещения»:

Когда удерживался налог с зарплаты;
когда удерживался налог по больничному листу.

Когда бухгалтер начинает работать с программой, перед ним стоит выбор, как работать – «с флажком» или без него. Для правильного выбора стоит обратиться к Справке, которая есть в программе. Найти её можно в Настройках программы.

Большинство специалистов предпочитают работать «с флажком», то есть, когда НДФЛ исчисленный сразу же принимается к учету, как НДФЛ удержанный. Такой метод проще, и вероятность возникновения налоговых рисков в виде не правильности начисления и удержания, минимальна.

Но его не всегда можно использовать!

Заключение

Последняя версия программы для кадрового учета – это ЗУП версия 3. Но многие бухгалтера привыкли работать именно в версии 2.5. Формирование 6 НДФЛ в ЗУП 3 происходит точно так же, как и в версии 2.5, но с учетом новых возможностей. Здесь внимательнее нужно относиться к заполняемым строкам.

ОБНОВЛЕНА: 01.2019

Здравствуйте уважаемые подписчики . Сегодня на страницах своего блога я хотел бы остановиться на вопросе учета 6-НДФЛ . Сразу замечу, что в этой статье будет рассмотрен не очень сложный пример, который впрочем даст возможность понять как устроен процесс учета данных для заполнения справки 6-НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 (аналогичную статью для 1С ЗУП 2.5 ).

А чтобы оставаться в курсе всех изменений учета НДФЛ в 1С (и не только НДФЛ), я настоятельно рекомендую подписаться на справочную систему по 1С: .

Ну а в этой статье я постараюсь изложить основные моменты учета 6-НДФЛ. Пример будет захватывать только 1 квартал, но рассмотренный принцип учета НДФЛ распространяется и на любой другой квартал. В статье я рассмотрю одного сотрудника, которому зарплата за декабрь выплачивается в январе, чтобы продемонстрировать, как заполняется 1 и 2 раздел формы 6 НДФЛ .

Будут также и межрасчетные начисления: больничный, который выплачивается с зарплатой, и отпуск, выплачиваемый в межрасчетный период. Ещё покажем переходящую выплату за март, которая выплачивается в апреле, чтобы и здесь продемонстрировать разницу между заполнением первого и второго раздела 6-НДФЛ .

✅

Памятку по учету НДФЛ и заполнению 6-НДФЛ в 1с зуп 8.3 можно получить .

СОДЕРЖАНИЕ видео :
00:00 – общее описание темы;
00:40 – ПРИМЕР 1 : учет в 6-НДФЛ декабрьской зарплаты, выплаченной в январе;
— 00:40 – учет дохода и исчисленного НДФЛ в 1С ЗУП 8.3 (описание регистров);
— 03:48 – заполнение 1 разделе 6-НДФЛ (по данным примера);
— 04:03 – учет удержанного НДФЛ в 1С ЗУП 8.3 (описание регистров);
— 06:55 – определение даты получения дохода (теория, памятка);
— 08:27 — определение даты удержания (теория, памятка);
— 08:55 — определение крайнего срока перечисления (теория, памятка);
— 09:55 — заполнение 2 раздела 6-НДФЛ (по данным примера);
— 11:30 — заполнение 1 раздела 6-НДФЛ (теория, памятка);
— 12:51 — заполнение 2 раздела 6-НДФЛ (теория, памятка);
— 13:30 – особенность заполнения 070 строки 6-НДФЛ;
15:23 – ПРИМЕР 2 : учет в 6-НДФЛ больничного, выплаченного с зарплатой;
— 15:47 – важность даты выплаты для начислений, дата получения которых учитывается по дате выплаты;
— 19:11 – механизм уточнения даты получения дохода
— 21:17 – отражение примера в 6-НДФЛ;
23:00 – ПРИМЕР 3 : выплата отпускных в 1 квартале, срок перечисления которого «уходит» во 2 квартал
— 24:45 – демонстрация «разрыва» между данными 1 раздела и 2 раздела 6-НДФЛ;

Основы механизма заполнения отчета 6-НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 (8.3) – простой пример

Учет дохода и исчисленного НДФЛ

Теперь перейдем от теории к практике. Поскольку в этой публикации будут рассматриваться основы учета НДФЛ для заполнения 6-НДФЛ, то для простоты восприятия в информационной базе добавлен только 1 сотрудник — Кононов Б.С., которому начисляется зарплата за декабрь.

Зарплата у сотрудника 50 000 рублей. Как мы видим, был исчислен НДФЛ в размере 6 500 руб. Проводим документ.

В форму документ я вывел регистр (именно в этом регистре фиксируется факт ИСЧИСЛЕНИЯ и УДЕРЖАНИЯ НДФЛ). Этот регистр добавляется в форму документа через Главное меню – Вид – Настройка панели навигации формы. По сути именно по данным из этого регистра формируется 1 и 2 раздел 6-НДФЛ, поэтому в публикации он будет рассмотрен довольно подробно.

При проведении документа Начисления зарплаты и взносов в этот регистр происходит «приходная» запись (пиктограмма с зеленым знаком плюс) на сумму исчисленного НДФЛ.

Самым важным параметром в этой записи является Дата получения дохода , поскольку именно дата получения дохода определяет к какому кварталу будет отнесен этот исчисленный НДФЛ (сведения об исчисленном НДФЛ показываются в 1 разделе 6-НДФЛ в строке 040).

Для зарплаты (начислений с код доходом дохода 2000) Датой получения дохода будет последний день месяца, т.е. в данном случае это 31.12, сумма исчисленного НДФЛ 6500 рублей.

Ещё одним важным регистром, в котором в момент начисления дохода учитываются данные для заполнения 6-НДФЛ в 1с зуп 8.3 , является регистр Учет доходов для исчисления НДФЛ . В нем также записываются сведения для заполнения 1 раздела 6-НДФЛ, но для строки 020 «Сумма начисленного дохода». При этом также для определения квартала, к которому относятся эти доходы, используется значение даты получения дохода.

Выплата зарплаты и удержание НДФЛ

Создаем «Ведомость…», нажимаем кнопку «Заполнить». Появится сумма, которую организация должна выплатить сотруднику и сумма НДФЛ, которую организация обязана удержать у сотрудника и перечислить в бюджет. При заполнении НДФЛ программа анализирует регистр «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» , и берет положительный остаток по этому регистру, т.е. то, что исчислено, но ещё не удержано.

Посмотрим движения, которые сформирует этот документ в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ . Напомню, чтобы добавить регистр в форму нужно перейти в Главное меню – Вид – Настройка панели навигации формы – Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Движения по этому регистру мы увидим со знаком минус — «расходное» движение. Это означает, что произошло удержание НДФЛ. Такие «расходные» движения учитываются программой при заполнении 2 раздела 6-НДФЛ в 1с зуп 8.3 .

Рассмотрим какие данные из этого движения важны при заполнении 6-НДФЛ:

Колонка Дата получения дохода — для рассматриваемого примера осталась неизменной 31.12 (она была унаследована у приходного движения и не изменилась, поскольку начислялся и выплачивался доход с кодом 2000) – это и будет строка 100 «Дата фактического получения дохода» второго раздела 6-НДФЛ.
Колонка Период — он равен дате документа «Ведомость…», в данном случае 10.01 – это 110 строка «Дата удержания налога» . Таким образом, зарплата за декабрь выплачена сотруднику в январе и в январе же удержан НДФЛ. Поэтому очень важно правильно заполнять дату выплаты в документе Ведомость…, чтобы происходило корректное заполнение 110 строки 6-НДФЛ.

Крайний срок уплаты — это 120 строка 6-НДФЛ «Срок перечисление налога» — для всех доходов, кроме отпускных и больничных, это значение определяется, как следующий день после удержания НДФЛ (т.е. для данного примера это 11.01). По сути это значение также зависит от даты ведомости, поскольку дата удержания НДФЛ = дате выплаты. Этот срок очень важен, поскольку именно по этой дате определяется то, в отчете 6-НДФЛ за какой квартал будет показан факт удержания этого НДФЛ. Подробнее об этом можете почитать здесь:

Заполнение 6-НДФЛ в 1с зуп: 1 раздел 6-НДФЛ

Самое главное при заполнении 6-НДФЛ понимать, что данные в 1 и 2 раздел попадают по разному принципу и сверять данные межу 1-ым и 2-ым в связи с этим не следует.

1 раздел 6-НДФЛ строки с 020 по 050 заполняются нарастающим итогом с начала года по дате получения дохода , т.е. например в отчет за 4 квартал (отчет за год) будут попадать только те сведения, которые имеют дату получения доход с 01.01 по 31.12 года, за который формируется отчет. А если говорить об отчете за 1 квартал, то данные с датой получения дохода за период с 01.01 по 31.03.

В рассматриваемом примере произошло начисление сотруднику только за один месяц — за декабрь. Этот доход и исчисленный с него НДФЛ имеет дату получения дохода 31.12. Следовательно он будет показан в отчете за 4 квартал (за год).

В 1 раздел отчета за 1 квартал следующего года эти сведения уже не попадут (для наглядности я сотруднику пока ничего не начислял в Январе и последующих месяцах).

Кроме строк 020 — 050 в первом разделе ещё есть строки 070 — 090 . Они заполняются НЕ по дате получения дохода.

Строка 070 «Сумма удержанного налога» заполняется по фактической дате удержания налога . Данные отбираются из расходных движений регистра «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» по данным в колонке Период (это и есть дата удержания равная дате ведомости, которой регистрируется это удержание).

В рассматриваемом примере налог с декабрьской зарплаты был удержан при выплате зарплаты 11.01, т.е. в первом квартале следующего года. Поэтому 070 строка в отчете за 4 кв не заполняется, она будет заполнена в отчете за 1 квартал.

Также хочу обратить внимание на 080 строку «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» . Она заполняется в том случае, если на дату заполнения отчета (она определяется по дате, указанной в реквизите Дата подписи на титульном листе отчета) есть исчисленный, но неудержанный НДФЛ.

В рассматриваемом примере для отчета за 4 квартал я указал дату подписи 31.12, а к этой дате действительно ещё не была введена ведомость на выплату декабрьской зарплаты (она введена датой 10.01), поэтому и заполнилась сумма неудержанного НДФЛ в строке 080.

Но предполагается, что строка 080 заполняется только в том случае, если возникает НДФЛ, который организация не сможет удержать (например, сотрудник был уволен и после этого выяснилось, что не был удержан НДФЛ с какого-то дохода). В этом случае по итогам года перед сдачей основного отчета 2-НДФЛ по таким сотрудникам будет формироваться отчет 2-НДФЛ с видом «О невозможности удержания НДФЛ» и сумма, показанная в этом отчете должна совпадать со строкой 080 годового отчета 6-НДФЛ.

Если же предполагается, что НДФЛ будет удержан (как в рассматриваемом примере, где он удерживается при выплате 10.01), то в строку 080 сведения по такому НДФЛ попадать не должны . Для этого на титульном листе достаточно указать дату подписи больше, чем дата ведомости, которой происходит удержание такого НДФЛ (для нашего примера любая дата с 10.01).

Чтобы принцип заполнения 1 раздела 6-НДФЛ стал более понятным, я подготовил специальную табличку, где наглядно видно из какого регистра и из какой колонки этого регистра берутся данные для каждой из ячеек 1-ого раздела 6-НДФЛ, а также по какой колонке происходит отбор данных по дате для соответствующих ячеек. Небольшая памятка по заполнению 1 раздела 6-НДФЛ , которая позволит быстро вспомнить что и как заполняется в отчете. Полную версию можно получить .

В этой табличке жирным шрифтом подсвечены основные данные (сведения о доходе, исчисленном и удержанном НДФЛ), которые являются наиболее важными и которые будут интересны для большинства пользователей 1С ЗУП. Остальные данные могут появляться в 6-ндфл в зависимости от того отражена соответствующая ситуация в учете конкретной организации или нет.

Заполнение 6-НДФЛ в 1с зуп: 2 раздел 6-НДФЛ

Теперь поговорим про заполнение 2 раздела 6-НДФЛ. Сведения для заполнения второго раздела отбираются из расходных движений регистра «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» . Обращаю отдельное внимание, что НЕ по дате удержания, а именно по крайнему сроку перечисления НДФЛ. Это очень важно понимать, поскольку иногда при проверке заполнения 2 раздела может показаться, что одна из выплат (одно из удержаний НДФЛ текущего квартала) потеряна, но она могла просто «ускакать» в следующий квартал именно по крайнему сроку перечисления НДФЛ. Подробно логика заполнения 2 раздела 6-НДФЛ рассмотрена , также рекомендую посмотреть разбор одного из вопроса пользователей по этому поводу в публикации: Итак, вернемся к рассматриваемому примеру. Выплата и удержание НДФЛ происходит 10.01, а крайний срок перечисление НДФЛ с дохода с кодом 2000 — это следующий день, т.е. 11.01 — это 1 квартал, поэтому сведения по этому удержанию попадут во второй раздел отчета за 1 квартал, а не в отчет за год.

А в отчете за 4 квартал (за год) 2 раздел для рассматриваемого примера совсем не заполнится, поскольку удержаний со сроком перечисления в 4 квартале не было. Таким образом получается, что в нашем примере по начислению и выплате за декабрь данные попали в 1 раздел отчета 6-НДФЛ за 4 квартал (по дате получения дохода ), а также во 2 раздел отчета за 1 квартал (по сроку перечисления НДФЛ ).В этом и заключается основная разница в заполнении первого и второго раздела 6 НДФЛ.

Для более удобного восприятия принципа заполнения 2 раздела 6-НДФЛ, я также подготовил наглядную табличку-памятку , в которой представлено из какого регистра и каких колонок этого регистра в 1с 8.3 зуп отбираются сведения для заполнения соответствующих ячеек 2-ого раздел.

Полную версию памятки по учету НДФЛ и заполнению 6-НДФЛ в 1с зуп 8.3 можно получить .

Отражение НДФЛ с больничного выплаченного с зарплатой в 6-НДФЛ

Определение и уточнение даты получения дохода в 1с зуп 8.3

✅

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Рассматриваем наш пример дальше. Сотрудник Кононов Б.С. в январе заболел. Оформляем ему Больничный лист (Зарплата — Больничные листы). В рассматриваемом примере предполагалось, что сотруднику больничный будет выплачиваться вместе с зарплатой 08.02, эта дата и была указана в реквизите Дата выплаты .

Сразу необходимо отметить, что дата получения дохода , на которую регистрируется сам доход и НДФЛ с больничных, определяется не по последнему дню месяца начисления (как это было в примере выше с доходом по коду 2000), а по дате выплаты . Эта дата выплаты должна быть указана сразу в документе «Больничный лист» и именно эта дата и будет определять дату получения дохода , на которую зарегистрируется исчисленный НДФЛ и доход в регистрах 1с зуп 8.3.

Исчислился НДФЛ с оклада (доход с кодом 2000) на дату получения дохода равную последнему дню месяца начисления 31.01.

При выплате зарплаты через ведомость за январь, будет выплачиваться и сама зарплата за отработанное время, и больничный, соответственно НДФЛ удержится и с зарплаты, и с больничного.

Однако выплата произошла не 08.02, как это предполагалось первоначально, когда вводился документ «Больничный лист», а 11.02. Поэтому при регистрации удержанного НДФЛ в документе «Ведомость…» происходит уточнение даты получения дохода для больничного и НДФЛ с этого больничного.

Это можно увидеть в самой ведомости в расшифровке ячейки в колонке «НДФЛ к перечислению».

Либо непосредственно в движениях, которые делает документ «Ведомость…» по регистрам «Учет доходов для исчисления НДФЛ» и «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

На этих скринах видно, что программа перекидывает исчисленный НДФЛ и сам доход с даты получения дохода 08.02, который изначально был зафиксирован при проведении «Больничного листа», на дату получения дохода 11.02. Подробно этот принцип уточнения даты получения дохода в ведомости рассмотрен в публикации

Отражение больничного в 6-НДФЛ

Начнем со второго раздела 6-НДФЛ. Как я и писал выше данные для второго раздела 6-НДФЛ отбираются по крайнему сроку перечисления НДФЛ . В нашем примере больничный выплачивается вместе с зарплатой за январь и в ведомости от 11.02 происходит удержание не только НДФЛ с зарплаты, но и НДФЛ с больничного. Срок перечисление НДФЛ у них разный:

у НДФЛ с зарплаты следующий день после удержания, т.е. 12.02;
у НДФЛ с больничного не позднее конца месяца, т.е. 28.02;

Срок перечисления НДФЛ программа определяет автоматически при регистрации факта удержания НДФЛ в расходных движениях по регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» документа «Ведомость…», которым выплачивается январская зарплата и больничный.

Поскольку обе эти даты относятся к первому кварталу понятно, что данные об этих удержаниях попадут во 2 раздел отчета за 1 квартал.

Однако они будут представлены в виде двух отдельных групп строк.

Теперь что касается 1 Раздела 6НДФЛ.

В графу 20 данного раздела попал доход с зарплаты и с больничного за январь. В графу 40 Сумма исчисленного и в графу 70 Сумма удержанного налога – попал налог только за январь.

Отражение в 1С зуп 8.3 удержанного НДФЛ с отпускного выплаченного в межрасчет

Учет исчисленного и удержанного НДФЛ с отпускных

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Движемся дальше. В феврале сотрудник Кононов Б.С. ушел в отпуск. Выплата отпускных осуществляется за 3 дня до его начала, поэтому в документе «Отпуск» в поле «Выплата» укажем «В межрасчетный период», а так как отпуск у сотрудника начинается с 15 февраля, то дату выплаты ставим 12.02.

Здесь необходимо отметить, что для дохода с кодом 2012, которому как раз соответствует Отпуск, дата получения дохода определяется по дате выплаты (также как и для больничного). Однако даже если реальная дата выплаты (дата документа «Ведомость…») будет отличаться от указанной в документе Отпуск, то в Ведомости… произойдет уточнение даты получения дохода, как это было в примере с больничным.

Выполняем выплату отпускных. Выплата произошла в тот день, который и был запланирован — 12.02.

Однако, если заглянуть в движения по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ , которые делает документ Ведомость…, то мы увидим, что программа всё-таки попыталась выполнить уточнение даты получения дохода, но в итоге получила ту же дату. Это нормальное поведение программы.

Заполнение 6-НДФЛ по отпуску

Теперь снова перезаполняем форму 6 НДФЛ за 1 квартал и посмотрим, что изменилось. Появилась группа строк, которая соответствует факту удержания НДФЛ с отпускных. Крайний срок перечисления НДФЛ с этого отпуска 28.02 поэтому эти сведения попали именно в отчет за 1 квартал.

Для отпускных, также как и для больничных, строки 100,110, 120 заполняются сходным образом, т.е. дата фактического получения дохода и дата удержания налога — это дата выплаты (дата ведомости) , а срок перечисления налога – также не позднее последнего дня месяца .

Данные отпускные попали и в 1 Раздел 6-НДФЛ отчет за 1 квартал, так как дата получения дохода (12.02) также относится к первому кварталу.

Если мы расшифруем поле «Сумма начисленного дохода», то увидим, что наряду с другими доходами сюда входит и отпуск за февраль. Это касается и НДФЛ с отпуска, он так же попал в первый раздел.

Отражение зарплаты в 6-НДФЛ выплаченной в следующем квартале

Следующим шагом начислим и выплатим зарплату за ФЕВРАЛЬ. В этом нет никаких сложностей. Дата получения дохода для февральской зарплаты 28.02 (последний день месяца ), поэтому в первый раздел 6-НДФЛ она попадет в 1 квартал.

Выплачивается зарплата за февраль 08.03, следовательно НДФЛ зафиксируется как удержанный именно на 08.03 со сроком перечисления 11.03 (с учетом выходных , поскольку 09.03 и 10.03 выходные дни). Таким образом и во втором раздел 6-НДФЛ факт удержание будет показан в отчете за 1 квартал.

Больший интерес представляет НДФЛ с зарплаты за март, поскольку здесь, как и в случае с декабрьской зарплатой произойдет разрыв между заполнением первого и второго раздела 6-НДФЛ .

По дате получения дохода (31.03) исчисленный НДФЛ будет относится к 1 кварталу.

А по сроку перечисления НДФЛ ко второму кварталу: зарплата выплачивается 10.04, следовательно срок перечисления 11.04 — это уже 2 квартал.

Таким образом группа строк, соответствующая удержанию НДФЛ с зарплаты за март попадет во второй раздел отчета 6-НДФЛ за 2 квартал.

Что касается 1 раздела, то он заполняется по дате получения дохода , поэтому данные о доходе и исчисленном НДФЛ с зарплаты за февраль и март мы увидим в 1 разделе отчета за 1 квартал .

Отчет покажет все доходы за 1 квартал по коду 2000, которые должны войти в 6-НДФЛ. Общая сумма должна сойтись с расшифровкой из 6-НДФЛ (по коду 2000).

Подводя итог, хочу выделить некоторые моменты, на которые следует обращать внимание при формировании и (или) проверке 6 НДФЛ, да и вообще при работе в 1с ЗУП 3.1. При проверке 6-НДФЛ необходимо:

Указывать дату документа «Ведомость…», которая соответствует реальной дате выплаты:
1. чтобы при заполнении документа в поле «НДФЛ к перечислению» к удержанию подгружался весь исчлисленный, но ещё неудержанный НДФЛ;
2. чтобы в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ верно указывалась дата удержания и крайний срок перечисления НДФЛ.
Стараться наиболее достоверно заполнять «Дату выплаты» в документах, в которых это предусмотрено (Отпуск, Больничный и пр.);
Необходимо учитывать разницу между правилами заполнения 1-го и 2-го раздела и не пытаться их сверять;
Учитывать сроки реальных перечислений НДФЛ в бюджет и те сроки, которые Вы показываете во 2 разделе 6-НДФЛ.

На самом деле рекомендаций и особенностей учета данных для корректного заполнения 6-НДФЛ в 1С ЗУП гораздо больше и большинство из них разбирается на ежеквартальных поддерживающих эфирах по подготовке отчетности. Поэтому я настоятельно рекомендую подписаться на справочную систему по 1С: Бесплатный доступ 14 дней (при первой регистрации) , чтобы оставаться в курсе всех изменений и новшеств.

Наша организация — крупнейший налогоплательщик с разветвленной филиальной сетью. Куда нам сдавать расчет в отношении сотрудников филиалов?

Налоговые агенты должны ежеквартально представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговые органы по месту своего учета (Приказ ФНС ). При этом, как и в случае с формой 2-НДФЛ, для некоторых категорий налоговых агентов введены отдельные правила определения налоговой инспекции, в которую нужно представить расчет. Однако абз. 3 п. 2 ст. НК РФ, который посвящен крупнейшим налогоплательщикам, сформулирован крайне неоднозначно. Из него не ясно, в какой налоговый орган должны отчитываться по форме 6-НДФЛ представители данной категории.

Специалисты ФНС России указали в письмах и , что крупнейшие налогоплательщики могут сдавать все расчеты в налоговый орган по месту регистрации в качестве крупнейшего. А могут поступить и как обычные налоговые агенты — подать расчеты в отношении работников филиалов в инспекции по месту учета этих подразделений.

Я предприниматель, одновременно работаю на УСН и ЕНВД. Куда сдавать расчет в отношении наемных сотрудников?

Как и крупнейшие налогоплательщики, предприниматели, совмещающие ЕНВД или патентную систему с другими режимами обложения, стали заложниками толкования НК РФ. Так, согласно абз. 5 п. 2 ст. НК РФ налоговые агенты — индивидуальные предприниматели, которые состоят в налоговом органе на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением ЕНВД и (или) патентной системы налогообложения, представляют расчет в отношении своих наемных работников в налоговый орган по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности. И никакого уточнения о каких именно расчетах идет речь — только ли в отношении деятельности, переведенной на ЕНВД (ПСН), или в отношении всех выплачиваемых доходов — законодатели не сделали.

Буквальное толкование Кодекса приводит к выводу, что предприниматель должен представлять 6-НДФЛ в отношении всех наемных работников (занятых как в деятельности, облагаемой в рамках общего режима налогообложения либо УСН, так и в деятельности, облагаемой в рамках ЕНВД/патента) в налоговый орган по месту учета в качестве плательщика ЕНВД (ПСН). Однако Минфин России толкует эту норму иначе: по месту регистрации «вмененщика» подается только расчет в отношении выплат наемным работникам, нанятым в целях осуществления такой деятельности. А по отношению к выплатам работникам, нанятым в целях осуществления деятельности, облагаемой в рамках иных режимов налогообложения либо занятых в нескольких видах деятельности одновременно, действуют общие правила и расчет сдается по месту жительства предпринимателя (письмо Минфина ).

Однако из формулировки п. 2 ст. НК РФ такой вывод не следует, а п. 7 ст. Кодекса требует толковать противоречия и неясности Кодекса в пользу налогоплательщика. Так что, на наш взгляд, наказать предпринимателя, представившего 6-НДФЛ в отношении выплат всем сотрудникам в ИФНС по месту учета «вмененной» (патентной) деятельности, нельзя.

Выплаты в следующем отчетном периоде

Зарплата за июнь будет выплачиваться 5 июля. Как правильно заполнить расчет? Можно ли эти выплаты полностью отразить в расчете за полугодие?

Если зарплата за март 2016 года выплачивается в апреле, то данная операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года (письмо ФНС России от 18.03.2016 ). Аналогичный подход применим и в отношении зарплаты за июнь, которая выплачивается в июле. Данная операция отражается в разделе 1 расчета за полугодие следующим образом:

по строке 020 — сумма начисленной зарплаты;
по строке 040 — сумма исчисленного налога по зарплате, при этом она не указывается по строке 070, так как удержать налог налоговый агент обязан при фактической выдаче (перечислении) денег налогоплательщику (согласно п. 4 ст. НК РФ).

Отражение суммы исчисленного НДФЛ по зарплате за июнь в строке 070 расчета за полугодие приведет к включению в него некорректных данных, что может повлечь штраф по ст. НК РФ. В рассматриваемой ситуации обязанность по удержанию налога по зарплате за июнь возникнет только 5 июля, это нужно будет отразить в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев по строке 070.

В строку 080 расчета за полугодие этот НДФЛ тоже не попадает. Поскольку включение в указанную строку сумм, которые удерживаются налоговым агентом в порядке, установленном НК РФ, противоречит п. 3.3 Порядка заполнения расчета. Это касается в том числе и НДФЛ, удержанного в июле за июнь.

Ситуация с заполнением раздела 2 аналогичная. В соответствии с Порядка заполнения расчета по строке 110 указывается дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Соответственно, в июне корректно заполнить эту строку невозможно, так как налог не удержан. Данная операция будет отражена в разделе 2 расчета за 9 месяцев, то есть при непосредственной выплате зарплаты, следующим образом:

по строке 100 — 30.06.2016 (так как дата фактического получения дохода по зарплате определена п. 2 ст. НК РФ);
по строке 110 — 05.07.2016 (п. 4 ст. НК РФ);
по строке 120 — 06.07.2016 (п. 6 ст. НК РФ);
строка 130 — сумма зарплаты за июнь;
строка 140 — сумма удержанного с нее НДФЛ.

НДФЛ с аванса при выплате в последний день месяца

В организации установлены следующие дни выплаты зарплаты: 30 числа выплачивается аванс, а 15 — заработная плата. Как заполнить расчет и надо ли удерживать НДФЛ при выплате аванса в последний день месяца?

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. НК РФ). Это положение применяется с учетом правил ст. НК РФ, устанавливающей даты фактического получения для отдельных видов доходов. В отношении зарплаты такой датой признается последний день месяца, за который был начислен доход. Именно эта норма дает возможность не удерживать НДФЛ при выплате денег за первую половину месяца (так называемого аванса).

Однако если «аванс» начисляется и выплачивается в последний день текущего месяца, то даты фактического получения дохода (п. 2 ст. НК РФ) и реальной выплаты дохода (п. 4 ст. НК РФ) совпадут. А значит, у организации возникнет обязанность исчислить сумму НДФЛ за прошедший месяц (то есть в рассматриваемом случае по выплатам 15 и 30 числа, если 30-е — последний день месяца). И если в этот же день производится выплата, то исчисленный налог подлежит удержанию из выплачиваемой суммы (определение Верховного Суда РФ ). В бюджет его необходимо перечислить на следующий рабочий день. Получается, что в рассматриваемой ситуации ответ на вопрос зависит от количества дней в месяце. И, например, в апреле и июне выплата аванса 30 числа приведет к обязанности исчислить и удержать НДФЛ, а в мае, июле или августе — нет.

Соответственно будет заполняться и расчет. В апреле 30.04.2016 будет и датой получения дохода, и датой его реальной выплаты. Поэтому она вносится в строки 100 и 110 раздела 2 формы 6-НДФЛ:

по строке 100 — 30.04.2016;
по строке 110 — 30.04.2016;
по строке 120 — 04.05.2016 (крайний срок перечисления налога в бюджет — следующий рабочий день после 30.04.2016).

А в мае 30 числа будет выплачен лишь аванс, и обязанность по исчислению и удержанию налога возникнет только при окончательном расчете 15 июня. Поэтому расчет будет заполнен иначе:

по строке 100 — 31.05.2016;
по строке 110 — 15.06.2016;
по строке 120 — 16.06.2016.

Зарплата и компенсация за отпуск при увольнении

Сотрудник увольняется 22.04.2016. В связи с увольнением ему начислена зарплата за апрель 2016 года и компенсация за неиспользованный отпуск. Обе суммы выплачены в последний день работы — 22 апреля. Как правильно заполнить расчет?

В данном случае нужно обратить внимание на то, что речь идет о двух выплатах: зарплата и компенсация. Если трудовые отношения прекращаются до истечения календарного месяца, датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (абз. 2 п. 2 ст. НК РФ). В отношении компенсации за неиспользованный отпуск применяются общие правила определения даты возникновения дохода — день их выплаты.

Так как обе выплаты осуществляются одновременно, то у них в этом случае будет одна и та же дата возникновения дохода — 22 апреля. Дата удержания налога едина для всех типов денежных выплат — момент выплаты (п. 4 ст. НК РФ). Тогда в разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражаем (по обоим начислениям):

по строке 100 — 22.04.2016 (дата возникновения дохода);
по строке 110 — также 22.04.2016 (дата удержания налога).

По перечислению налога особые правила установлены только для доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности, включая пособие по уходу за больным ребенком, и в виде оплаты отпусков (абз. 2 п. 6 ст. НК РФ). В рассматриваемом случае оплачивается не отпуск (последняя часть ст. ТК РФ), а компенсация в порядке, предусмотренном ст. ТК РФ. Значит, действуют общие правила перечисления НДФЛ в бюджет — не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. НК РФ). На основании изложенного указываем:

по строке 120 — 25.04.2016 (дата перечисления налога).

Как видим, все даты по обеим выплатам совпадают, значит, по строкам 130 и 140 они будут суммироваться (последний абзац Порядка заполнения расчета).

Перерасчет отпускных после выплаты годовой премии

Согласно «Положению об оплате труда» премия по итогам работы за прошедший год выплачивается в мае текущего года. Соответственно, после ее выплаты происходит перерасчет отпускных тех сотрудников, которые были в отпуске в период с января по май, так как в расчете их отпускных не была учтена «13-я зарплата». В этом году недостающие суммы были выплачены сотрудникам 15 мая. Надо ли их отражать в расчете?

Датой фактического получения дохода в виде отпускных признается день выплаты или перечисления данной суммы налогоплательщику или третьим лицам по его поручению (пп. 1 п. 1 ст. НК РФ). А суммы исчисленного и удержанного налога с такого дохода должны перечисляться в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором производились эти выплаты (п. 6 ст. НК РФ). Соответственно, суммы отпускных, которые фактически выплачены (доплачены) сотруднику в мае, будут доходом этого месяца и должны попасть в расчет 6-НДФЛ за полугодие 2016 года. Раздел 2 в этом случае будет заполняться следующим образом:

по строке 100 — 15.05.2016 (дата фактической выплаты данного дохода);
по строке 110 — 15.05.2016 (дата удержания НДФЛ);
по строке 120 — 31.05.2016 (последний день месяца, в котором выплачен доход, даже если НДФЛ фактически перечислен ранее, см. п. 6 ст. НК РФ).

Нулевые выплаты по зарплате

В мае при выплате зарплаты выяснилось, что сумма к выдаче сотруднику равна нулю. За ним еще осталась небольшая задолженность, поскольку он недавно вернулся из отпуска, а также у него были удержания по решению суда. Что вносить в 6-НДФЛ?

Датой фактического получения дохода по зарплате за май будет 31 число. На эту дату налоговый агент обязан исчислить НДФЛ по сумме начисленного дохода. А далее удержать исчисленную сумму при первой же фактической выплате дохода (п. 4 ст. НК РФ) и на следующий рабочий день перечислить ее в бюджет (п. 6 ст. , п. 7 ст. НК РФ). Соответственно, при заполнении расчета 6-НДФЛ в раздел 2 попадут следующие даты:

по строке 100 — 31.05.2016;
по строке 110 — дата первой после мая фактической выплаты любого дохода в денежной форме, в том числе аванса по зарплате;
по строке 120 — первый рабочий день после даты, указанной в строке 110;
по строке 130 — сумма начисленной зарплаты за май (до всех удержаний);
по строке 140 — сумма удержанного с зарплаты за май НДФЛ.

Аналогичным образом заполняется расчет и в ситуации, когда по каким-то причинам аванс оказался больше или равен заработной плате, а значит, по окончании месяца сотруднику никаких выплат не производится. При этом по строке 130 указывается сумма аванса, которая и является базой для расчета налога за этот месяц.

Досрочная выплата зарплаты

Денежные документы на выплату зарплаты в нашей организации подписывает только директор. Он должен был уехать в командировку с 27 мая по 15 июня. Поэтому было решено выплатить зарплату за май досрочно — 26 мая. Так, в мае сотрудники получили и аванс (20.05), и зарплату (26.05). Как отразить эту операцию в расчете и надо ли в мае удерживать НДФЛ?

По общему правилу расчет заполняется так (письмо ФНС России ):

строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» расчета 6-НДФЛ (п. 2 ст. НК РФ);
строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» (п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. НК РФ);
строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» (п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. НК РФ).

По этому подходу в строке 100 надо указать 31 мая. Ведь датой получения дохода по зарплате всегда признается последний день месяца, за который она начислена (ТК РФ, п. 2 ст. НК РФ). Это не зависит от реальной даты выплаты и от того, является ли этот день выходным или праздничным (письмо ФНС России ). Что касается заполнения строк 110 и 120, то здесь есть два варианта:

1. Поскольку все фактические выплаты производятся до даты возникновения соответствующего дохода, то налоговый агент получает право не удерживать НДФЛ при выплате зарплаты 26 мая. И если он этим правом воспользуется, то налог, исчисленный по состоянию на последнее число мая, надо будет удержать при первой выплате любого дохода, в том числе и аванса, в июне или последующих месяцах (п. 4 ст. НК РФ). Предположим, это произойдет в день выдачи аванса за июнь — 20-го числа. Тогда расчет будет заполнен так:

строка 100 — 31.05.2016;
строка 110 — 20.06.2016 (в этот день фактически удержан НДФЛ);
строка 120 — 21.06.2016.

2. В то же время НК РФ не запрещает нал оговому агенту удержать НДФЛ при выдаче зарплаты до окончания месяца, за который она начислена. Перечислить налог нужно будет также не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. И его «досрочное» удержание не исключение (п. 6 ст. НК РФ). Поэтому если работодатель удержит НДФЛ при выплате зарплаты 26 мая, ситуация изменится. Организация обязана будет перечислить его в бюджет не позднее 27 мая. А расчет будет заполнен так:

100 — 31.05.2016;
строка 110 — 26.05.2016;
строка 120 — 27.05.2016.

Задолженность по зарплате и отпускным

Из-за нехватки денежных средств 20 мая 2016 года в организации была частично выплачена зарплата, начисленная за ноябрь 2015 и февраль 2016 года. Как отражать эти выплаты в расчете?

В этом случае при заполнении расчета нужно учитывать еще два письма налоговой службы:

В письме сказано, что в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.
В письме — что правило п. 2 ст. НК РФ о дате фактического получения работником дохода в виде зарплаты не применяется в ситуации, когда она выплачивается с нарушением сроков, установленных ст. ТК РФ. В таком случае (в отношении задолженности) доход в виде заработной платы должен отражаться в отчетности в тех месяцах налогового периода, в которых он был фактически выплачен.

Соответственно, в рассматриваемой ситуации заработная плата за ноябрь 2015 года и февраль 2016 года, выплаченная в мае 2016 года, будет доходом именно мая 2016 года. Поэтому дата ее фактической выплаты должна попасть в строку 100 расчета:

по строке 100 — 20.05.2016;
по строке 110 — 20.05.2016 (дата удержания НДФЛ по данным выплатам, которая должна совпадать с днем выплаты, п. 4 ст. НК РФ);
по строке 120 — 23.05.2016 (следующий рабочий день после дня удержания НДФЛ, указанного по строке 110, п. 6 ст. НК РФ);
по строке 130 — общая сумма выплаченной в мае задолженности по заработной плате (без уменьшения на вычеты);
по строке 140 — общая сумма удержанного НДФЛ (с учетом примененных вычетов за январь — май 2016 года, если они ранее не применялись при выплате других доходов). Вычеты за 2015 год в этой ситуации работодатель применить уже, к сожалению, не сможет, так как вычеты уменьшают базу текущего года (п. 3 ст. НК РФ).

Из-за нехватки денег, отпускные сотрудникам, ушедшим в отпуск в апреле, выплатили только в мае по их выходе на работу. Как заполнить 6-НДФЛ?

Но удержать налог надо только при фактической выплате дохода (п. 4 ст. НК РФ). А п. 6 ст. НК РФ говорит, что перечислить этот налог в бюджет надо не позднее последнего дня месяца, в котором производилась оплата отпуска. Соответственно организация удержит налог при фактической выплате в мае и перечислит его в бюджет не позднее 31 мая. Указанные даты и должны быть внесены в раздел 2 расчета 6-НДФЛ:

по строке 100 — дата фактической выплаты отпускных (ст. НК РФ, письмо ФНС России );
по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;
по строке 120 — 31.05.2016.

Арендная плата физлицу раз в квартал

Организация арендует помещение у физлица, которое не является ИП. Арендная плата начисляется каждый месяц, а выплачивается раз в квартал: за январь — март — 20 апреля, за апрель — июнь — 20 июля и т.д. Как заполнить расчет?

Дата фактического получения дохода в виде арендной платы — день выдачи (перечисления) денежных средств (п. 1 ст. НК РФ). Значит, данное начисление должно попадать в раздел 1 расчета в периоде, когда производится фактическая выплата денег. В рассматриваемом случае это апрель и июль 2016 года.

Соответственно, начисления за январь — март будут отражены в разделе 1 расчета за полугодие, а за апрель — июнь — за 9 месяцев. В разделе 2 данные начисления будут отражены также при непосредственной выплате дохода физлицу. В данном случае эта операция попадет в раздел 2 расчета за полугодие и за девять месяцев:

по строкам 100 и 110 — 20.04.2016 и 20.07.2016 (дата фактической выплаты арендной платы);
по строке 120 — 21.04.2016 и 21.07.2016 (следующий за датой выплаты рабочий день);
по строке 130 — сумма арендной платы за три месяца;
по строке 140 — сумма НДФЛ с арендной платы за три месяца.

Для предпринимателей и организаций, которые являются работодателями с 2016 года введен новый отчет 6-НДФЛ, который не замещает, а дополняет отчет 2-НДФЛ. И в отличие от последнего сдается не раз в году, а поквартально. При этом за несвоевременное предоставления данных сведений по сотрудникам может быть вменен штраф.

Как уже сказали, что декларация предоставляется раз в квартал, по сроку – последний день месяца, следующий 2-й по счету после отчетного квартала:

За первый квартал отчет следует предоставить до 30 апреля, так как это выходной, в 2016 году, то дата переносится на 4 мая.
За второй квартал – крайние день 1 августа.
За третий квартал отчетность сдается до 31 октября.
Отчетность за 4 квартал предоставляется вместе с формой –не позднее 1 апреля 2017 года, так как это выходной, то крайний день будет перенесен на 3 апреля.

Важно! Отчетность может предоставляться на бумажных носителях в том случае, если штат компании или предпринимателя не превышает 25 человек. Если штат более 25 человек, то форма предоставляется только в электронном виде.

Нужно ли сдавать нулевой отчет 6 НДФЛ?

Если организации или предприниматель не осуществляет свою деятельность, то возникает резонно вопрос: «Сдавать или не сдавать отчетность, ведь ИФНС может оштрафовать за ее не предоставление?» . Ответ: «ООО или ИП должны предоставлять данную отчетность, только, если они являются налоговыми агентами, а такая обязанность возникает, если они начисляют и выплачивают зарплату сотрудникам». (НК РФ, ст. 226, Письмо ФНС № БС-4-11/4958 от 23.03.16).

Нюансы заполнения формы

При заполнении 6-НДФЛ необходимо учесть следующие нюансы:

Печать готового отчета делается только односторонняя, двухсторонняя не допускается.
Применение корректора и других средств для исправления ошибок не допускается.
Листы аккуратно скрепляются, порча документов при этом запрещена.
Графы необходимо заполнять слева на право, при этом в пустых клетках ставится прочерк «-».
При заполнении применяются чернила синего, фиолетового и черного цвета.
Исчисленные суммы по подоходному налогу указываются в полных рублях, при этом округляя сумму до целого рубля, если получится 50 копеек и более, и отбрасываются, если цифра менее 50 копеек. Если расход или доход получен в валюте, то она считается по курсу ЦБ на дату его совершения.

Образец заполнения 6 НДФЛ

Декларация включает в себя титульный лист и дополнительный лист (раздел 1,2). При чем при необходимости можно использовать дополнительное количество листов для отражения полной информации в разделе 1 и 2. Рассмотрим пример заполнения 6-НДФЛ.

В качестве примера возьмем образец заполнения 6-НДФЛ за второй квартал со следующими данными:

Месяц	Фонд оплаты труда (руб.)	Сумма вычетов	Дата выплаты зарплаты	Дата перечисления НДФЛ
1 квартал 2016 года
Январь		7 000	15.02.2016
Февраль		7 000	05.03.2016
Март		8 400	05.04.2016
2 квартал 2016 года
Апрель		8 400	05.05.2016
Май		8 400	05.06.2016
Июнь		9 800	06.04.2016

В данном примере рассматривается ситуация, когда заработная плата за март была выплачена в апреле, а за июнь – в июле.

Образец заполнения титульного листа

Начинается заполнение с указания ИНН и КПП:

Для индивидуального предпринимателя указываем ИНН, в поле КПП ставится прочерк.
Для организации ИНН состоит из 10 цифр, в правых клетках ставим прочерк, в следующем поле указываем соответствующий номер КПП той налоговой, в которую сдается отчет.

Номер страницы пишем в формате «001».

В поле «номер корректировки»:

При предоставлении первичной отчетности необходимо указать «000» .
Если вы предоставляете корректирующую форму, то ее номер, например, «001» .

Для первого квартала ставим «21» .
Для полугодия – «31» .
Отчет за 9 месяцев – «33» .
Годовой отчет – «34» .

После указываем код ИНФН, состоящий из 4-х цифр, узнать его можно на официальном сайте налоговой , перейдя по ссылке.

В строке «кода по месту нахождения» ставил следующее значение:

Для ИП, если форма предоставляется по месту жительства – ставим «120» .
Для ИП, если форма предоставляется по месту осуществления деятельности – «320» .
Для адвоката, если форма предоставляется по месту жительства – «125» .
Для нотариуса, если форма предоставляется по месту жительства – «126» .
Для организации, по месту учета – «212» .
В случае предоставления формы по месту учета организацией, которая является крупным налогоплательщиком – «213».
Для обособленных подразделений компании – «220» .
Для обособленных подразделений иностранной компании – «335» .

В следующем полу указывается полное ФИО для предпринимателей, а для организаций –сокращенное наименование, а при отсутствии такого – полное, согласно учредительных документов, например, «МИХАЙЛЕНКО ВЛАДИМИР СЕРГЕЕВИЧ» или же ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ « ФЛАГМАН». Пустые клетки прочеркиваем.

После вносим той налоговой, куда предоставляется отчетность. Вписываем контактный номер телефона в каждой клеточке. Указываем сколько листов содержит форма и сколько прикладывается к нему подтверждающих документов, например, доверенность лица подписывающего отчет, если это необходимо.

«1» , если форму подписывает ИП или руководитель организации.
«2» , если доверенное лицо или представитель, при этом доверенность прикладывается в качестве приложения.

Если документ заполняет предприниматель, то в следующем поле не указывается ФИО, а ставятся прочерки, а если директор или представитель, то указывается его полная фамилия, имя и отчество отдельно на каждой строчке и ставим прочерк в пустых клетках. Ниже ставим подпись и дату формирования формы. При наличии доверенности указываем ее реквизиты.

Важно! Сведения в разделе формируются нарастающим итогом, начиная с первого квартала.

В разделе указываются обобщенные суммы начисленного налога, исчисленного, а также удержанного по всем физическим лицам, с начала налогового периода нарастающим итогом с учетом соответствующей данным доходам налоговой ставке. Данные по доходам по каждой налоговой ставке отражаются отдельно, исключения составляют строки 060-090. Если данные в раздел не вмещаются, то добавляют новый лист.

Порядок заполнения строк раздела №1:

010 – указывается ставка по налогу, по которому они исчислялись, например, в основном – это 13%.
020 – вносится сумма нарастающего итога с начала года по общей по всем работникам сумме начисленного дохода.
025 – общая нарастающая сумма дохода, полученного по дивидендам.
030 – налоговые вычеты по всем сотрудникам, которые уменьшают налоговую базу по НДФЛ по всем сотрудникам, нарастающим итогом (например, вычеты на детей, которые предоставляются по соответствующему заявлению).
040 – сумма исчисленного налога, рассчитанная нарастающим итого по всем сотрудникам, стр. 040 = (стр. 020 – стр. 030) * стр.010.
045 – указывается сумма исчисленного НДФЛ по дивидендам, рассчитанного нарастающим итогом по всем работникам.
050 – указывается величина фиксированных авансовых платежей по всем сотрудникам, рассчитанную нарастающим итогом, и на которую можно уменьшить НДФЛ.
060 – общее количество физических лиц, которые получили за отчетный период облагаемый доход. При этом в случае увольнения и принятия на работу одного и того же сотрудника в одном и том же периоде общее количество указанных лиц не измениться.
070 указывается общая сумма удержанного за период налога, также рассчитывается нарастающим итогом. При этом, указывать следует именно величину фактически удержанного налога. Т.е. если 2 часть зарплаты за март сотрудник получил в апреле, то удержанный с нее налог будет отражен уже в отчете за полугодие.
080 – в данной графе указывается величина налога, который не возможно было удержать с физического лица, также нарастающим итогом.
090 – если физическим лицам вернули налоги на основании ст. 231 НК РФ, то их вписывают в этой строке нарастающим итогом.

Образец заполнения Раздела №1

Обращаем внимание! Данные по разделу №2 заполняется не нарастающим итогом – в нем указываются сведения за отчетный квартал о фактически полученном доходе, фактическом удержании с него НДФЛ и сумм, фактически перечисленных в бюджет по всем физическим лицам.

Порядок заполнения строк раздела №2:

100 – указывается дата фактического получения дохода, отраженного в строке 130.
110 – указывается дата фактического удержания подоходного налога с суммы, которая указывается в стр. 130.
120 – необходимо указать дату, не позднее которой следует осуществить перечисления сумм исчисленного налога. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо указывать либо тот же день, когда был удержан налог, либо следующий за ним.
130 – необходимо указать сумму фактически полученного физическими лицами дохода без выделения из нее величины удержанного налога, на дату, указанную в стр. 100. Например, заплата работника составила 33 тыс. руб, а детские вычеты ему полагаются в размере 2800 рублей на двоих детей, то в строке 130 указывается 33 000 руб., а суммы вычетов отображается в стр. 30 раздела №1.
140 – вносится сумма обобщенного по всем физ.лицам подоходного налога на дату, которая указана в стр. 110.

Некоторые нюансы заполнения:

При получении на одну и ту же дату доходов, расчет налога по которым осуществляется по разным ставкам налога сведения по ним необходимо заполнять по отдельности в строках 100-140.
Если сотруднику была начислена зарплата или отпускные за март, но выплачены лишь в апреле, то в разделе №1 отражаются суммы начислений в 1-м квартале, а суммы перечислений уже попадут во второе полугодие (письмо ФНС от 25.02.16 № БС-4-11/3058).

Например:

Работник получил отпускные или заработную плату за март 5 апреля в размере 10 000 руб., при этом НФДЛ в размере 1300 руб. был перечислен 7 апреля, заполнять раздел №2 за полугодие нужно так:

В стр. 100 указывается 31.03.2016.
В стр. 100 необходимо указать дату получения зарплаты – 05.04.2016.
В стр. 120 необходимо указать дату перечисления налога – 07.04.2016
В стр. 130 указывается 10 000.
В стр.140 указывается 1 300.

Ответственность за не предоставление отчета

Если налоговый агент, которым является предприниматель или организация не предоставили вовремя отчетность, то может быть наложен штраф в размере 1000 рублей по итогам каждого просроченного месяца. Помимо этого через 10 дней просрочки ИФНС может приостановить работу по расчетному счету ООО или ИП. За предоставление неверных сведений размер штрафа составляет 500 руб.

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. ). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.

От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента ().

К сожалению, порядок заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ ( к (далее – Порядок)) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при ее составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах ( , от , от , от ), "белые пятна" еще остаются.

Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета ( ; п. 1.1 Раздела I Порядка).

Можно разработать и специальный регистр (см. образец ниже), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу).

Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода

Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.

Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.

По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.

В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу .

По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:

Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) – сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)

По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.

Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице (п. 3.2 Порядка).

По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.

ПРИМЕР При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них – из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в форме 6-НДФЛ за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 – (2 – 1) + (3 – 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.

По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.

Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.

По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со .

Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода ().

Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:

строка 100 заполняется на основании (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);
строка 110 заполняется с учетом положений и (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог ());
по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями и , не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами – наиболее ранняя из следующих дат:

дата окончания соответствующего налогового периода;
дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Общая сумма доходов (без вычитания суммы удержанного НДФЛ) отражается по строке 130, а сумма удержанного с этого дохода налога – по строке 140.

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены ().

Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в форме 6-НДФЛ за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года ().

Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.

ПРИМЕР 1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом: – по строке 100 указывается дата 31.03.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 06.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели. 2. Больничный за март был оплачен 5 апреля. Операция в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. будет отражена следующим образом: – по строке 100 указывается 05.04.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 30.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи (), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.

ПРИМЕР В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб. В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена: – по строке 020 – 2000 руб.; – по строке 030 – 2000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие указанные выплаты будут отражены: – по строке 020 – 12 000 руб. (2000 + 10 000); – по строке 030 – 4000 руб.

При вручении подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей, необходимо учитывать следующее.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме ().

Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.

Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.

После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо ( , ).

Елена Титова , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов